Мой GTD

Я набросал двадцать тем, про которые мне было бы интересно рассказать. Выступать лень, у подкаста есть свой бэклог, поэтому вернусь к самому простому — писать небольшие заметки. Тематики разные: технический менеджмент, личная эффективность, публичные выступления, технологии. Обычно мне это надоедает после пары постов, но, может, в этот раз зайдет лучше.

GTD — ключевая составляющая моей системы личной эффективности. Аллена я прочитал еще курсе на втором и с тех пор подстраиваю методику и инструменты под себя. Конечно, как и у всех, мой подход абсолютно не каноничный, а сильно упрощенный и состоящий из разных костылей. Если говорить об основных целях, то это будет:

1. Ничего не забывать
2. Знать свою “next best thing to do”
3. Иметь всегда актуальный бэклог

И дисклеймер. Я не буду глубоко вдаваться в теорию, за меня уже написали замечательную статью “GTD in 15 minutes”. Строго рекомендую читать именно ее, а не Аллена. В том количестве воды, которое он льет в своей книге, утонуть проще простого.

Краткий обзор

Единый источник правды

Как и в хорошей архитектуре в вопросах личной эффективности важен единый источник правды. Все дела, которые касаются лично меня, обязательно отражены в моем личном трекере, вне зависимости от того, есть ли соответствующие задачи в Jira, письма на почте или что-то еще. Обеспечить это получается с помощью простой механической привычки — как только видишь что-то, что нужно сделать именно тебе, обязательно сразу же процессишь это в инбокс своего личного трекера, без каких-либо исключений.

Побочный эффект — появление задач-дубликатов. Приходится смириться с тем, что завершение одного и того же действия нужно логировать как у себя, так и где-то в сторонней системе.

Зоны

В какой-то момент я попробовал описать все, чем занимаюсь, в терминах ролей: “руководитель разработки”, “лидер сообщества”, “путешественник”. Само по себе это достаточно крутое упражнение, которое помогает получить срез того, что тебе важно в настоящий момент, сравнить с идеальной картиной и получить понятный план изменений. В контексте GTD это помогло мне классифицировать все задачи и проекты, которыми я занимаюсь, а часть вообще отсеять как абсолютно не важные.

К примеру, вот так сейчас выглядит мой трекер для роли “руководитель разработки”:

“Руководитель разработки”

Это проект, содержащий в себе все single actions — единичные атомарные задачи, слишком маленькие для старта отдельного проекта. Здесь же располагаются все повторяющиеся задачи, связанные с моей ролью руководителя разработки:

• Подготовиться к проведению сессии Incident Management (еженедельно)
• Посмотреть отчеты команд (еженедельно)
• Обновить OKR (раз в 2 недели)

“Спланировать OKR Q1”

Как и другие проекты, этот следует ряду правил:

• Название содержит в себе описание итогового результата, обязательно начинается с глагола
• Внутри описано одна или больше конкретных задач, которые приближают меня к достижению итоговой цели.
• Формулировка самих задач — тоже завязаны на результате, как и сам проект.

Каждая из выбранных мною ролей имеет один или несколько проектов внутри — регулярный ревью их статуса позволяет мне быть уверенным, что баланс времени в каком-то виде поддерживается.

Daily & weekly reviews

Каждое утро я выделяю около 10 минут на ревью моей системы. Весь процесс заключается в прохождении чек-листа из четырех шагов:

• Очистить Inbox в Things 
  Здесь я выгребаю все то, что закинул в inbox личного трекера за прошлый день. Правила стандартные — короткие действия делаю сразу, то, что подлиннее, превращается в задачи в соответствующем проекте.
• Посмотреть входящие письма в почте 
  Обычно мне лень процессить почту в тот же день, когда она приходит. Выполняя этот пункт я перечитываю все письма, часть превращаю в задачи, на часть отвечаю, часть просто игнорирую.
• Обновить фокус в Agile Results 
  Это большая история, заслуживающая отдельной статьи. Если кратко — то тут я выбираю свои цели на день (именно цели, а не задачи).
• Выбрать задачи на сегодня 
  А вот здесь, основываясь на выбранных целях, я отмечаю звездочкой все задачи, которые планирую сделать за сегодня. Кроме того, я обычно не разделяю личные и рабочие проекты и все сваливаю в кучу.

Еженедельное ревью занимает чуть больше времени — что-то около получаса:

• Проверить актуальность всех задач и проектов 
  Я прохожу по каждому проекту, проверяю, что ими все еще надо заниматься, что в каждом обозначено следующее действие, и не возникло каких-то областей, которыми я уже долгое время не занимаюсь. Обычно именно в этот момент закрывается и открывается большая часть проектов.
• Очистить Inbox в Evernote 
  За неимением лучшей альтернативы быстрые рабочие заметки я веду в Evernote (meeting notes, идеи, списки покупок и всякое такое). За неделю там обычно накапливается пару десятков заметок, большая часть из которых идет под нож. То, что остается, анализируется, и либо превращается в задачи, либо складывается в архив на всякий случай.
• Очистить Inbox в Trello 
  В настоящий момент я не веду там каких-то проектов, требующих быстрого реагирования — еженедельной очистки хватает идеально.
• Посмотреть календарь на следующую неделю 
  Календарь у меня чаще всего перегруженный и все дни распланированы заранее. В этот момент я перечитываю все будущие встречи, пытаюсь понять, нужно ли к чему-то готовиться — и если надо, то тоже создаю задачи.
• Заглянуть в Someday 
  Отдельная зона таск-трекера, где пылятся идеи, показавшиеся мне когда-то полезными. Выходит оттуда что-то, честно говоря, довольно редко. Обычно, если идея кажется хорошей, я беру ее в работу не сильно оттягивая.

Инструменты

Хороший инструмент для меня очень важен. Я могу потратить много часов, тестируя разные таск-трекеры, календари и блокноты. Умом я понимаю, что это довольно бесполезная трата времени, которая со стороны кажется убивающей все сэкономленное моей системой время. Но суть GTD, по крайней мере для меня, вообще не в экономии времени. В начале статьи я перечислял цели, которые преследую — и вот для них подходящий инструмент действительно важен. Крутой дизайн и UX радуют мою внутреннюю обезьянку, которая ловит кайф от работы с удобным тулингом.

Ключевым инструментом для меня стал Things, которым я пользуюсь, наверное, уже года полтора. По сравнению с Omnifocus, который я использовал до этого лет пять, Things абсолютно идеально лег на мой процесс — в нем нет ничего лишнего и он безумно комфортен в использовании.

Писать подробный обзор на Things я не хочу, за меня это уже сделали. Из того, что я еще регулярно использую:

• Evernote (быстрые заметки, архив)
• Notion (целеполагание, личные доски с карточками, еще один архив)
• Trello (проектные доски с карточками)

Выводы

На такую систему я трачу минимальное количество времени каждую неделю, и все перечисленные цели она отлично закрывает. Я пропускаю много вещей, рекомендуемых классическим GTD, но это осознанный выбор в сторону упрощения. За кадром остался вопрос целеполагания, где я использую модифицированный Agile Results — его я обязательно вынесу в отдельную статью.

Еще из интересного — Стас Цыганов рассказал про то, как он подходит к этому же вопросу немного с другой стороны. В целом в наших системах довольно много общего, о чем я еще напишу в другой раз.

Если вам понравилась статья, появились какие-то вопросы или просто хотите похоливарить – приходите в наш уютный чатик в Telegram, будем разбираться!

А еще лучше – пошарьте статью у себя в соцсетях. Мне будет приятно.